Hier vind je de privacyverklaring van Suzan Oostvogels, praktijk voor lichaamsgerichte psychotherapie en coaching. Hierin wordt omschreven hoe ik met jouw persoonlijke gegevens om ga.

1. Cookies

Mijn website maakt geen gebruik van cookies. Ik track je dus niet en deel geen data met derden. Er wordt geen gebruik gemaakt van technische of functionele cookies, geen statistische- of marketing/tracking cookies.

2. Aard te bewaren informatie

Via mijn website verzamel ik wel gegevens, via:

1. Het contactformulier;
   als je informatie aanvraagt via het contact formulier dan bewaar ik de door jou opgegeven gegevens zoals naam, telefoonnummer en e-mail adres zodat ik contact met je kan opnemen over de door jou opgevraagde informatie en ten behoeve van marketing doeleinden in de toekomst.
2. De webwinkel;
   als je via de webwinkel wat besteld dan worden jouw persoonsgegevens bewaard ten behoeve van de administratie, facturatie en marketing waaronder naam, adres en e-mailadres.
3. Aanmelding;
   als je jezelf via de website of per e-mail opgeeft voor een individueel traject, een online training of een opleiding dan bewaar ik jouw persoonsgegevens zoals naam, adres en e-mail adres. Ook bewaar ik gegevens ten behoeve van facturatie. Alleen als je een individueel therapie traject aangaat zal ik ook een dossier voor je aanmaken. Dit ben ik wettelijk verplicht. Zie hiervoor artikel 3.

3. Dossier

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat ik een cliëntdossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht, opgelegd door de WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelings Overeenkomst). In de WGBO staan de rechten en plichten van cliënten, met de nadruk op ‘informed consent’.

• In het cliëntdossier noteer ik aantekeningen over je gezondheidstoestand, uitgevoerde interventies en gegevens over het therapeutische proces.
• Ook worden hier gegevens opgenomen, die ik na jouw expliciete toestemming, heb opgevraagd  bij een andere zorgverlener zoals jouw huisarts of psychiater.
• Jouw (sessie)verslagen, uitgewerkte opdrachten, intake- en evaluatie formulieren en dingen die je per mail/app naar me communiceert en die ik relevant acht voor het dossier en jouw proces worden ook in dit dossier opgenomen.
• Ik ga zorgvuldig om met jouw persoonlijke en medische gegevens. Als jouw behandelend therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in jouw dossier.
• Ik heb een wettelijk geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).
• De bescherming van persoonsgegevens volgens de AVG eindigt bij overlijden. Desondanks blijft mijn beroepsgeheim ook na het overlijden van een cliënt van kracht. Dit betekent dat ik geen inzage of afschrift van het cliëntdossier aan nabestaanden of derden verstrek. Alleen wanneer de cliënt tijdens het leven schriftelijk heeft vastgelegd dat bepaalde personen inzage mogen krijgen, of indien een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak mij hiertoe verplicht, kan hiervan worden afgeweken.
• Ik zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens. Ik heb een digitaal dossier op een zeer goed beveiligd systeem.
• Met jouw expliciete toestemming worden gegevens gebruikt om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond, bij een doorverwijzing naar een andere behandelaar of bij waarneming tijdens mijn afwezigheid.
• Soms bespreek ik met collega’s of supervisor casuïstiek uit mijn praktijk. Dit gaat altijd anoniem en onherkenbaar.
• Een klein deel van de gegevens uit je dossier wordt gebruikt voor het opstellen van de factuur.
• Ik zal de persoonsgegevens die vermeld staan op de nota uitsluitend verstrekken aan mijn accountantskantoor.

4. Doel te verwerken informatie

De persoonsgegevens die ik verwerk, hebben ten doel om;

• contact met je op te nemen om jou te informeren over de door je afgenomen diensten en de uitvoering daarvan;

• uitvoering te kunnen geven aan de behandel- of coachovereenkomst;

• betalingen te kunnen verrichten;

• wettelijke verplichtingen na te kunnen komen zoals de WGBO en fiscale bewaarplicht;

• marketing en communicatie uitingen te kunnen doen, zoals het versturen van de nieuwsbrief.

• mijn diensten / dienstverlening te verbeteren;

5. Duur te bewaren informatie

• Persoonsgegevens ten behoeve van de therapiesessies, jouw dossier, wordt zoals de WGBO vereist 20 jaar bewaard.
• Persoonsgegevens ten behoeve van facturatie worden 7 jaar bewaard. Dit is de wettelijke bewaartermijn voor de Belastingdienst.

6. Digitale beveiliging

• Mijn website is: https://suzanoostvogels.nl en heeft een zogenaamd SSL beveiligingscertificaat. Dat wil zeggen dat anderen geen toegang krijgen tot de gegevens die via mijn website worden uitgewisseld tussen jou en mij.
• Als we een sessie via beeldbellen doen, gebruiken we een beveiligd platform dat voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bij voorkeur via MijnDiad. Als cliënt een ander kanaal kiest (bv. Zoom, Teams), dan is dit op eigen risico.
• Met derden partijen die noodzakelijk zijn om mijn vak uit te oefenen zoals software leveranciers van mijn administratie, digitale dossier en planner/agenda, mijn accountant evenals de partij die het mogelijk maakt mijn nieuwsbrieven te versturen is een zogenaamde verwerkings­­overeenkomst gesloten.

7. Jouw rechten t.a.v je persoonsgegevens

• Je kunt mij verzoeken tot wijziging, aanvulling of verwijdering van je gegevens wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
• Hetzelfde geldt wanneer je inzage zou willen in jouw gegevens of dossier.
• Als je van mening bent dat ik niet goed omga met je persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij mij. Als wij er samen niet uitkomen en het antwoord van mij op je klacht niet leidt tot een acceptabel resultaat, heb je het recht om een klacht over mij in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitspersoonsgegevens.nl

8. Privacy op de nota
Op de nota die je van mij ontvangt vermeld ik de volgende gegevens;

• je naam, adres en woonplaats
• de datum van de behandeling
• een korte omschrijving; ‘psychotherapie’ of ‘coaching’
• de kosten van het consult of traject

9. Wijziging privacyverklaring

Ik behoud de vrijheid om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring en zo nodig aan te vullen als de actualiteit dit vraagt. Het verdient aanbeveling om de privacyverklaring op mijn website geregeld te lezen, zodat je van deze veranderingen op de hoogte bent.

Deze versie is voor het laatst vastgesteld op 1 september 2025. Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of Suzan Oostvogels wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen via: info@suzanoostvogels.nl